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第四章 績效管理實施障礙及對策

第三節 績效管理實施技巧

三、如何進行績效考核面談

（三）績效考核面談的準備
      績效考核面談是績效管理的重要一環，也是提升績效的重要手段，因此管理者和員工都應充分做好準備。
1. 管理者反饋面談準備
      管理者根據員工的績效考核結果，可以預料到員工會對哪些內容有疑問，哪些內容需要向員工做特別解釋說明。只有對每項考核內容進行仔細思考，才能更好地駕馭整個面談的局面，使之朝著積極的方向發展，而不是陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。
（1）收集并填寫好有關績效考核資料
      通常，管理者需要收集并填寫好如下績效考核資料：
      績效計劃表及績效計劃變動表：績效計劃表和績效計劃變動表是整個績效管理的基礎文件，應該妥善保管，在和員工進行績效面談時，應將這些資料準備充分，以便需要核對時可隨時與員工一同查看。
      員工績效信息記錄：績效信息的來源可以是員工本人自述，也可以由其他相關部門提供，或者是管理者在員工績效輔導溝通階段收集和記錄的內容。這些資料是做出績效考核的重要依據，但往往也成為某些管理者忽視的薄弱環節，應在工作中引起足夠的重視。
      績效考核表：根據與員工績效信息反饋面談結果，最終確定員工的績效考核得分。
崗位說明書：崗位說明書是人力資源管理的基礎文件，績效計劃的制定要參考崗位說明書，因此，績效考核面談也需要這方面的資料。
      員工的歷史績效檔案：在和員工進行績效考核面談時，不可避免地會談到歷史績效信息。無論是對當期績效的評價，還是制定績效改進計劃，都不能脫離員工的歷史績效水平，因此，管理者應將員工最近半年內的績效考核結果等資料準備充分。
（2）針對不同員工制定面談程序
      針對不同的員工，應制定不同的面談程序。面談程序包括：面談的過程、面談的內容、這些內容的先后順序安排以及各部分所花費的時間等。
1）開場白
      績效考核面談的開場白應根據談話對象及情景，做出不同的安排。有的員工對績效考核面談比較緊張，管理者不妨先聊一些輕松的話題緩和一下氣氛；如果員工對績效考核面談的目的比較理解，并且能夠心平氣和地接受績效考核結果，那么不妨開門見山地切入主題。
2）績效考核面談過程
      績效考核面談中先談什么、后談什么沒有固定的模式，應根據具體情景來判斷。以下做法可供參考：
? 首先與員工溝通本次績效評估的目的、績效目標、評估標準，在這些方面達成共識后，再討論員工的具體評估分數。
? 先讓員工敘述自己的工作表現，對自己做初步評估，管理者再表達自己的看法，并和員工逐項取得一致意見。
? 直接就評估表格中的內容逐項與員工進行溝通。管理者首先就每項工作目標的達成情況談談自己的意見，對成績加以肯定，并指出不足之處；然后請員工談談是否有不同的看法。對于實在無法達成一致意見的，可以暫時擱置，以后再做溝通，或必要時請示上級裁定。
3）結束面談
      管理者需要掌握什么時候結束面談以及如何結束面談的技巧。一般來說，對績效評估中各項內容基本達成一致意見后，就可以結束面談了。如果雙方就某一問題爭執不下，管理者可以先回避這一問題，待以后再進行溝通。結束面談時，一定要鼓勵員工，增加員工的自信心，以利于績效水平的提高。
2. 員工績效考核面談準備
      績效考核面談是管理者和員工互動的過程，只有雙方都做了充分準備，面談才有可能成功。因此應提前將面談的重要性告知員工，讓員工做好充分準備。
（1）準備證明自己績效的資料或證據
      在很多情況下，管理者會讓員工根據關鍵業績指標逐項簡單陳述績效狀況，因此員工應該充分準備表明自己績效狀況的一些事實依據。對于業績優異事項，應找出有利的事實依據；對于業績不理想事項，應用事實依據來說明理由。如果需要填寫自我評估表格，一定要認真填寫。
（2）準備需要向管理者提出的問題和要求
      績效考核面談是雙向交流溝通的過程，員工可以向主管提出自己所關心的問題，也可以向主管提出一些工作上的要求。提問的問題可以涉及公司的發展戰略、公司績效目標、部門績效目標以及工作中的困惑，也可以包括要求主管提供業務上的輔導支持以及其他資源的支持等。
（3）準備好個人發展計劃
      績效管理的目的是提高績效，制定切實、合理的個人發展計劃是績效管理得以成功的重要一環。員工應針對工作中的不足之處，提出有待發展的項目、發展這些項目的意義和可行性、這些項目目前的績效水平及預期達到的水平、發展這些項目的方式、途徑以及需要的資源支持、完成這些項目的時間期限等方面的內容。
      主管對員工提出的個人發展計劃做出審核后，管理人員應為員工提供資源上的支持，并督促員工完成個人發展計劃。